44نکته مهم در مورد بایگانی اسناد

امروزه با وجود پیشرفت تکنولوژی حفظ اسناد و مدارک کاغذی همچنان از اهمیت بالایی برخوردار است برای مثال اگر بخواهند اصالت سندی را بررسی کنند بهترین راه بررسی سند و فیزیکی و مکتوب است نتیجتا آرشیو و بایگانی اسناد و زونکنها به عنوان نگهدارنده اصلی مدارک از اهمیت بالایی برخوردار است به همین منظور ۴۴ نکته اساسی که میتوتنید هنگام استخدام یک فرد در مورد در مورد بایگانی و تعاریف بایگانی  بپرسید در ذیل این مطلب شرح داده ایم.

۱-مدیریت فرمها را شرح داده  بیان کنید چه اهدافی در خصوص مدیریت فرمها دنبال میشود ؟

 ایجادواستفاده ی فرمهای مختلف ولازم،که براساس اصول وضوابط علمی تهیه شده وبمنظوریکنواختی عملیات اجرایی یک سازمان بکارمیرودرا مدیریت فرمها می نامند

۲-مدیریت اسناد را تعریف کنید ؛

برنامه ی لازم برای تسهیل وتسریع در حصول مکاتبات ، اسناد و مدارک، از مرحله ی ایجاد نامه تا امحاء اوراق زاید  را، مدیریت اسناد نامند

۳-بررسی معنی سند از دیدگاه اصول حسابداری و فقه حقوق اسلامی را بیان کنید ؛

 از دیدگاه فقه،  روات یا ناقلان  یک حدیث را  سند میگویند یعنی اینکه  سند حدیث منقول از کدام شخصیت معتبر است .

وازدیدگاه حسابداری، به  نوشته ای که ذمه اشخاص را در قبال دیگران مشغول نمایدویا بیانگر پرداخت و خرید و حکایتی از وقوع عقدی بنماید سند می گویند .

۴-تعریف اداری سند و ارکان  سند و مقایسه ی سند  با مدرک را بنویسید:

  از دیدگاه اداری  به نوشته ایکه گویای  انجام خدمت ویا فعالیتی از طرف افراد  یا سازمانی نسبت به دیگران را بیان کند  سند میگویند

  وارکان سند عبارتند از تاریخ ویا شماره  ، امضاء یا اثر انگشت و یا مهر .

 سند ومدرک دو واژه ی مترافند، لکن آنچه ایندو را از یکدیگر متمایز می ساز د عام بودن مدرک است به مکتوبات مورد استناد سند و به اشیاء مورد استناد هم مدرک میگویند

۵- تعریف سند از  نظر حقوقی و علم کتابداری  را بیان کنید ؛

در علم حقوق به نوشته هایی که در مقام دفاع از موضوعی قابل استناد باشدسند می گویند

در علم کتابداری  به هر نوشته ای از قبیل  خطی ، چاپی ، عکسی و یا بصورتهای دیگر  که بتوان از محتوای  آن اطلاعاتی را بدست آورد  نیز سند می گویند

۶- سند از دیدگاه بایگانی را بیان کنید:

کلیه ی اوراق،مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکسها، نوشته ها ، کلیشه ها، نمودارها، فیلمها، نوارهای ضبط شده ودیگر اسنادیکه  بطور دائم وغیر دائم در تصرف دولت باشد و ارزش اداری ، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی ، فرهنگی ، علمی، فنی و تاریخی داشته   نگهداری دائمی آنها لازم باشد سند گفته میشود .

۷- فلسفه ی سند نویسی چیست ؟ استوار ساختن اساس مالکیت وامنیت قضایی هدف نوشتن  اسناد است  که هدف حقوقی را تعقیب میکند .

۸- تقسیم بندیهای سند کدامست ؟ اسناد به سه دسته تقسیم شده اند  ۱- اسناد جاری یا رایج    ۲-  اسناد غیر جاری  ۳- اسناد را کد

۹-ارزش سند  چیست ؟ انواع ارزشهای آنرا نام ببرید .

درجه اهمیت وبهره برداری هرسندبراساس مقررات  جامعه را ارزش سندمیگویند. ارزشها عبارتند از : اداری ، مالی ، حقوقی ، تاریخی ،علمی ، فرهنگی ونظامی

۱۰- پرونده را تعریف و انواع آنرا بنویسید :

 مجموعه ی اسناد و مدارکی که دارای وجه مشترک خاص بوده ودر یک پوشه  با رعایت اصول و حفظ تقدم وتاخر زمانی تنظیم ونگهداری شود را پرونده نامند

 دو گروه است  پرونده های موضوعی  و پرونده های اسمی

۱۱-چهار مورد از اصول پرونده  را بنویسید .

 عنوان پرونده ، کد پرونده ، ضبط یک نسخه از هر سند، رعایت نظم وترتیب ،  حفظ ونگهداری ضائم اسناد هراه باآن، برگ شماری اسناد، پیشگیری از  افزایش اسناد بیشتر از ۵۰۰ برگ، استفاده از  فرمها، برگه ها، کارتها

۱۲ -انواع فرمهای پرونده را بنویسید ؛فرم محتویات پرونده / فرم ارجاعی پرونده /فرم درخواست پرونده /فرم و یا کارت جانشین پرونده

۱۳-محاسن فرم درخواست پرونده را بنویسید ؛مسئولیت گیرنده ی پرونده مشخص میگردد / آمار ورود وخروج پرونده ها در بایگانی در همه اوقات/

۱۴- محاسن فرم جانشین پرونده ؛

 بیانگراطلاعات پرونده هنگام خروج آن از بایگانی/راهنمای پیگیری پروندهای خارج شده ازبایگانی/تعیین کننده ی تعداد افرادیکه از پرونده استفاده کرده اند

۱۵- فن بایگانی را تعریف کنید  و ویژگیهای آنرا نام ببرید ؛

فن بایگانی عبارتست از طبقه بندی، تنظیم ، حفظ ونگهداری اسناد ومدارک به نحویکه بتوان به سرعت و با سهولت واطمینان و با درنظر گرفتن توسعه پذیری  ، به سند ومدرک مورد نیاز دسترسی پیدا نمود .

ویژگیهای  بایگانی عبارتند از ؛ سرعت ،سهولت ، اطمینان  ، توسعه پذیری

۱۶- تعریف بایگانی از دیدگاه پایه واساس هر سازمان و بایگانی  را بیان کنید ؛

پیدایش سازمانهاوموسسات براساس مدارک واسناداست وبرای نگهداری اسنادنیازمندبایگانی هستیم با این وصف بایگانی را پایه واساس  هر سازمان باید شمرد

۱۷-  آرشیو را تعریف وتفاوت آنرا با بایگانی  بنویسید ؛

به نگهداری اسناد ومدارکی که بر اساس قانون ارزش نگهداری آنها دائمی و همیشگی باشد آرشیو میگویند لکن  اسناد و مدارک بایگانی ارزش نگهداری دائمی وهمیشگی ندارند  و با گذشت زمان از ارزش  اسناد بایگانی کاسته ولی به ارزش مدارک واسناد آرشیو افزوده میشود

۱۸- روش ترکیبی حرف وعدد را شرح دهید ؛

دراین روش بعلت زیادی پرونده ها،علاوه براستفاده ازحروف اول نام ویا موضوع  شماره ردیف که بیانگرتعدادپرونده های آن حرف میباشد به آن می افزائیم

۱۹- روش الفبایی  ساده را  توضیح دهید ؛

 هر گاه پرونده ها بر اساس حروف الفبا تنظیم وطبقه بندی شده باشد آنرا  بایگانی به روش بایگانی الفبایی ساده می نامند

۲۰- روش بایگانی متوالی  را شرح دهید ؛

در این روش به هر پرونده  یک شماره ردیف داده میشود و سپس فهرست الفبایی  یا موضوعی را در مقابل هر شماره  درج می نهیم و مدارک واسناد مربوط به هر کدام را در پرونده مربوطه قرار میدهیم .

۲۱- کدام روش بایگانی فقط به پرونده های  اسمی  کاربرد دارد ؟ روش شماره گذاری  حرف اول و دوم  معمولا برای پرونده های اسمی بکار برده میشود

۲۲- روش شماره گذاری  حرف اول و دوم را با مثال توضیح دهید :

در این روش حروف الفبا از شماره ی ۱ الی ۳۲  عددگذاری شده و  شماره ی حروف اول و دوم نام خانوادگی  اشخاص را در ردیفهای اول و دوم نوشته و برای اولین کسیکه این شماره ها را دارد بترتیب شماره میدهیم اولی  ۱ و دومی ۲ و سومی الخ

۲۳- کد عناوین پرونده های  ذیل را بر اساس روش های بایگانی را بنویسید :

۲۴-کد عناوین پرونده های ذیل را بر اساس روشهای حرف اول و دوم بنویسید:

۲۵- کاربرد کدامیک از روشهای بایگانی برای پرونده ی های موضوعی با حجم زیادی  مورد استفاده قرار میگیرد :

روش شماره گذاری محدود؛ که در این روش موضوعات را به چند دسته ی کلی تقسیم و هر دسته را به تقسیمات فرعی مرتبط به آن مشخص میکنیم مثلا( امور اداری  یک عنوان کلی است که زیر شاخه هایش عبارتند از  بخشنامه های اداری ، تشکیلات مصوبه ، مکاتبات اداری ، امور بایگانی  و….) .  کد های  ۱۰ الی ۹۹ را به عنوان اصلی امور اداری تخصیص داده و برای هر کدام از زیر شاخه هایش یکی از شماره های  مربوط به امور اداری را تخصیص میدهیم  یعنی ۱۱ و.. ..

۲۶- روشهای شماره گذاری محدود را شماره گذاری  مرکب را مقایسه کنید :

در روش شماره گذاری محدود ،کد پرونده های فرعی در ادامه ی کد عنوان اصلی  بترتیب ادامه می یابد  مثلا اگر کد پرونده ی اصلی ۱۰ باشد  پرونده های فرعی آن ۱۱،  ۱۲ و …. خواهد بود ولی در روش شماره گذاری مرکب  پرونده ی اصلی کدی مشخص وثابت دارد وبه پروندهها ی فرعی آن کد مجزا و عناوین فرعی بعدی کد  سومی را بخود اختصاص خواهد داد

۲۷- روش شماره گذاری ده دهی یا دسیمال را توضیح دهید همچنین تعیین کنید این روش در چه مواردی  کاربرد دارد :

 در این روش  کلیه ی موضوعات بایگانی به ده عنوان کلی تقسیم  میشود مثلا به هر یک کد های ۱۰۰، ۲۰۰، ۳۰۰و…. داده میشود سپس هریک از آنها به ۱۰ قسمت دیگر تقسیم شده  کدهای ۱۱۰، ۱۲۰ ، ۱۳۰ و …. و بعد از این کد ۱۱۰ را به دو دسته ی دیگر تقسیم کرده  و کدهای ۱۱۱، ۱۱۲، ۱۱۳ و ….. داده میشود این روش در بایگانیهای موضوعی با حجم متوسط یا زیاد  مانند  کتابخانه ها قابل استفاده میباشد

۲۸- روش تنظیم پرونده ها بر اساس مناطق جغرافیایی با ذکر کاربرد توضیح دهید:

دراین روش  پرونده ها بر اساس نام مناطق جغرافیایی  بترتیب کشور،استان، شهرستان،  بخش ، روستا و…. کد گذاری  وطبقه بندی میشود کاربرد برای پرونده های اسمی جغرافیایی میباشد

۲۹- روش تاریخی را توضیح وکاربرد آنرا بنویسید:

دراین روش پروندههابراساس زمان موردنظر بایگانی ونگهداری میشود مانند روز  یا هفته یا ماه یا سال وکاربرد آن در مورد پرونده های اسمی موضوعی است

۳۰- انواع با یگانی را بر اساس جاومکان نام برده یکی را به دلخواه توضیح دهید :بایگانیها عبارتند از؛

 متمرکز؛ که همه اسناد در یک مکان  ومتمرکر نگهداری میشود و  واحد های زیر مجموعه بایگانی ندارندهمچنین اداره مسئولیت آنرا عهده دار است وکاربرد آن در اداراتی که مکاتباتی کمتری دارند

 غیر متمرکز؛   در این روش که اصولا در سازمانهای بزرگ مورد بهره برداری قرار میگیرد هر یک از واحدهای آن سازمان مستقلا بایگانی اختصاصی دارند ، نیمه متمرکز؛ این روش  در سازمانها ی بزرگی مورد استفاده است  و از هر پرونده دونسخه نگهداری میشود  یکی در واحدها ی سازمان و یک نسخه در در بایگانی مرکزی سازمان

۳۱- کد را تعریف کنید :کد نشانه و علامتی قرار دادی است  که بر اساس آن میتوان  موردی را از مورد مشابه اش  شناسائی کرد

۳۲-کد را در مفهوم بایگانی تعریف نمائید:

 استفاده از کد در بایگانی مربوط به طبقه بندی  اسناد ومدارک است و با آن میتوان به  محل استقرار پرونده دست یافت.

۳۳-انواع کد در بایگانی را بنویسید :کد عددی، کد حروفی ، کد مرکب (ترکیب عدد و حرف) ، کد رنگ

۳۴- چند مورد از وسایل و ابزارهای بایگانی را نام ببرید:

پوشه ، گیره ،کلاسور، کارتن، زونکن ، انواع بر چسب ها ، کازیه ، انواع فرمهای بایگانی، دفاتر بایگانی ، منگنه ، ماشین شماره زنی ، ماشین برش ، ماشین تکثیر ، ماشین لاک مهر ، قفسه های بایگانی ، برگدان ، کاردکس لایندکس

۳۵- دفتر بایگانی را تعریف کنید :

دفتری است مشتمل بر تعدادی فرمهای یکسان و یکنواخت که بطور منظم ومرتب جلد شده است  وانواع آن عبارتست از  دفتر اندکس ، دفتر راهنمای اسمی  و دفتر راهنمای موضوعی

۳۶- دفتر اندکس چیست ؟

دفتر اندکس دفتر راهنمای بایگانی بشمار میرود  در ان دوستون وجود دارد یکی شماره وارده ی نامه ی مورد نظر ودر دومی کد یا شماره و یا علامتی که به ادرس نامه ی مورد نظر منتهی میشودو

۳۷- دفتر راهنمای اسمی را تعریف کنید :

این دفتر به اسنادی که بدون شماره هستند اختصاص دارد  این اسناد بر اساس  تنظیم الفبایی ثبت و کد پرونده در مقابل حرف مربوط به  سند درج میگردد

۳۸- دفتر  راهنمای موضوعی را توضیح دهید :

در این دفتر نامه ها بر اساس موضوعاتشان ثبت میشوند و کد وعلامت  محل نگهداری آن در مقابل آن موضوع منعکس میگردد

۳۹- دستگاه کاردکس و لایندکس (راهنمای متحرک ) را توضیح وتشریح نمائید :

۴۰- وظایف مراکز اسناد در بایگانی را بنویسید :

 جمع آوری ونگهداری  سوابق غیر جاری بطور موقت / امحای اوراق زائد  در راس زمانهای قانونی/ ارسال سوابق دارای  ارزش  به آرشیو ملی

۴۱- وظایف واحد دریافت بایگانی را بنویسید :

ایجاد انبار وتالارهای مناسب برای  سوابق راکد / مجهز کردن  انبار ها و تالارها ووسایل نگهداری /  تهیه ی راهنمای انبار ها بر اساس سوابق / تهیه ی دستورالعمل ارسال  اسناد از سازمانها شامل نحوه ی بسته بند ، شماره گذاری و ارسال / تهیه و توزیع فرم استاندارد و یکنواخت  ارسال سوابق

۴۲- وظایف  واحد مراجعه و دسترسی را بنویسید :

حفظ سوابق  بمدت پیش بینی  شده ی قانونی /تهیه ی راهنماهای لازم برای  دستیابی به سوابق / تعیین  ضوابط نحوه ی استفاده از سوابق/انتخاب  نمایندگان  ورابطان سازمانها برای همکاری د ر انجام خدمات  مورد نیاز /فراهم کردن تسهیلات  برای مراجعه کنندگانی که به سوابق نیاز دارند/ انتقال سوابق غیر جاری / انتقال سوابق غیر جاری به مرکز با یگانی راکد

۴۳-وظایف واحد امحا ء را بنویسید :

همکاری با کارشناس اسناد و آرشیو ملی در تشخیص اسناد واجد ارزش نگهداری دائمی

کمک به سازمان های دولتی در تنظیم جدول  های زمانی اوراقی که ارزش دائمی ندارند و پیشنهاد تعیین مدت زمان نگهداری آنها

تخلیه ی مرکز بایگانی راکد از اوراق قابل امحا با پیشنهاد سازمان ایجاد کننده  و مجوز ارشیو ملی

۴۴- چگونه میتوان از مرکز با یگانی راکد استفاده کرد ؟

 با داشتن برنامه ی صحیح ومنظم مدیریت  امور اسناد  که طی آن  کلیه ی اصول وروشهای ایجاد و نگهداری سوابق وامحای اوراق زائد ، مدرن وبروز گردیده باشد و متصدیان با آموزشهای لازم به امور مربوطه آشنا شده باشند